Zásady ochrany osobních údajů

Hodnoty, které zadáte do kalkulaček (například výkon systému, spotřebu, plochu domu, palivo nebo kraj), se počítají ve vašem prohlížeči a neukládáme je spolu s vaší identitou. Některé kalkulačky, například kalkulačka tepelného čerpadla, zapisují zadané hodnoty do adresy stránky, abyste si výsledek mohli uložit nebo poslat; taková adresa neobsahuje vaše jméno ani kontakt. Při každé návštěvě náš poskytovatel hostingu (Vercel Inc.) technicky zpracovává vaši IP adresu a adresu otevřené stránky a z IP adresy odhadne zemi, abychom vám nabídli obsah pro správnou zemi. Samotnou IP adresu si neukládáme.

Údaje, které vás přímo identifikují (jméno, telefon, e-mail), od vás chceme až ve chvíli, kdy se rozhodnete odeslat poptávku na cenovou nabídku, poslat si výpočet na e-mail nebo zaregistrovat svou firmu. Těmto činnostem, stejně jako posouzení nahrané cenové nabídky, se věnují další části tohoto dokumentu.

Pokud si po výpočtu vyžádáte nezávaznou cenovou nabídku na fotovoltaiku nebo tepelné čerpadlo, do formuláře zadáte údaje o projektu, nemovitosti a kontakt na sebe. Po odeslání můžete poptávku dobrovolně doplnit, například o typ střechy nebo o to, o co ještě máte zájem. Tabulka níže ukazuje přesně, jaké údaje sbíráme a proč.

Na některých stránkách si můžete nechat poslat shrnutí výpočtu na svůj e-mail. Zpracováváme přitom váš e-mail, shrnutí výpočtu (několik řádků s výsledky a odkazy na ně), znění a čas vašeho potvrzení, adresu stránky a případné parametry kampaně. Děláme to proto, že jste si tuto službu vyžádali (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR). E-mail odesíláme přes službu Zoho Mail (Zoho Corporation B.V., datové centrum v EU) a jeho kopii dostaneme i my.

Tipy a novinky vám posíláme, jen pokud jste to ve formuláři samostatně zaškrtli (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR). Odhlásit se můžete kdykoli odpovědí STOP na kterýkoli náš e-mail.

Kopii výpočtu uchováváme 6 měsíců. Pokud jste si objednali tipy, váš e-mail pro tento účel uchováváme, dokud se neodhlásíte.

Pokud nám k posouzení nahrajete cenovou nabídku od instalační firmy (zpravidla ve formátu PDF), zpracováváme obsah tohoto dokumentu proto, abychom vám k němu mohli připravit vyjádření – porovnání ceny s běžným tržním rozpětím, kontrolu velikosti navrhovaného systému a upozornění na položky, které v nabídce chybí nebo jsou nejasné.

Taková nabídka může obsahovat i vaše osobní údaje, které do ní doplnila instalační firma – typicky vaše jméno, adresu odběrného místa, číslo odběrného místa (EAN) nebo kontaktní údaje. Tyto údaje k přípravě analýzy nepotřebujeme a k žádnému jinému účelu je nepoužíváme.

Nabídka obsahuje i údaje firmy, která ji vystavila – obchodní jméno, IČO, sídlo a případně jméno pracovníka. Pokud je dodavatelem živnostník, jde o osobní údaje fyzické osoby. Zpracováváme je jen po dobu analýzy, neukládáme je a dodavatele nehodnotíme; právním základem je náš oprávněný zájem a zájem uživatele nechat si posoudit nabídku, kterou dostal (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR). Protože dodavatele neznáme a údaje neuchováváme, informujeme ho tímto zveřejněním (čl. 14 odst. 5 písm. b) GDPR). Proti zpracování může vznést námitku na info@kalkulix.eu.

Technické a cenové údaje z textu nabídky vytahujeme automaticky, buď vlastním algoritmem na našem serveru, nebo pomocí služby Google Gemini API, kterou provozuje Google Cloud EMEA Limited (Irsko). Který způsob jsme použili, vidíte u výsledku (označení „Předvyplněno pomocí AI“). Gemini API používáme v placeném režimu, ve kterém Google podle svých podmínek obsah nepoužívá ke zlepšování svých produktů a zpracovává ho jako náš zpracovatel na základě smlouvy o zpracování údajů. Předtím, než text nabídky do služby odešleme, z něj automaticky odstraníme jméno, adresu, číslo odběrného místa (EAN), telefon, e-mail, bankovní údaje a další identifikátory, takže do služby se má dostat jen technický a cenový popis navrhovaného systému, například výkon, počet a typ panelů, měnič, baterie a cena. Automatické odstraňování není neomylné; pokud by v textu ojediněle zůstal osobní údaj, Google ho podle smlouvy smí použít jen k poskytnutí služby nám. Google zaslaný text a odpověď uchovává nejvýše 55 dní výhradně k odhalování zneužití služby a během této doby do nich mohou nahlédnout pověření zaměstnanci Googlu. Google a jeho subdodavatelé mohou údaje zpracovávat i mimo EU (viz část o předávání údajů mimo EU/EHP).

Nahranou cenovou nabídku nepředáváme instalačním firmám ani nikomu dalšímu. Pokud si po analýze vyžádáte konkurenční nabídky, partnerským firmám posíláme výhradně údaje z poptávkového formuláře, které jste k tomuto účelu sami vyplnili – nikdy ne samotný dokument od vašeho původního dodavatele.

Nahraný dokument neukládáme. Zpracujeme ho v paměti serveru jen po dobu potřebnou k vytažení technických a cenových údajů, zpravidla několik sekund, a poté ho zahodíme. Výsledek posouzení se zobrazí jen ve vašem prohlížeči a my si ho neuchováváme.

Technické a cenové údaje o systému z nahraných nabídek zatím neuchováváme ani souhrnně nevyhodnocujeme. Pokud to v budoucnu změníme, například abychom upřesnili cenová rozpětí, se kterými nabídky porovnáváme, tyto zásady předem aktualizujeme a půjde výhradně o anonymizované údaje bez jakékoli vazby na vás nebo na váš dokument.

Pokud si na stránce Můj dům nebo v kalkulačce zapnete ukládání údajů o domě, uložíme technické údaje, které jste zadali: typ nemovitosti, vytápěnou plochu, stav zateplení, způsob vytápění, otopnou soustavu, roční spotřebu elektřiny a paliva, orientaci a sklon střechy, počet osob v domácnosti, kraj a to, zda už máte fotovoltaiku, baterii nebo elektromobil. Neukládáme jméno, adresu, e-mail ani telefon – profil není spojen s vaší identitou.

Profil je uložen pod náhodným identifikátorem v souboru cookie kx_profile ve vašem prohlížeči. Kdo má tento prohlížeč, vidí profil; na jiném zařízení ho neuvidíte. Cookie je nezbytné pro fungování služby, kterou jste si sami zapnuli, a vytvoří se až vaším kliknutím.

Účelem je, abyste údaje o domě nezadávali opakovaně a abychom vám uměli doporučit, která opatření se vám vyplatí. Právním základem je plnění služby, kterou jste si vyžádali (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR).

Profil uchováváme 24 měsíců od poslední změny. Kdykoli ho můžete smazat tlačítkem „Vypnout a smazat“ v kalkulačce nebo na stránce Můj dům – smaže se záznam v databázi i cookie. Databázi provozuje Neon Inc. na serverech v Evropské unii jako náš zpracovatel.

Údaje profilu nikomu nepředáváme. Pokud si později vyžádáte cenovou nabídku, do poptávky se předvyplní, ale odešlou se jen s vaším výslovným souhlasem v poptávkovém formuláři.

Pokud se jako fotovoltaická firma zaregistrujete do našeho partnerského seznamu, abyste od nás mohli dostávat poptávky od zákazníků, zpracováváme tyto údaje:

Návštěvnost měříme nástrojem Google Analytics 4, který pro nás jako zpracovatel provozuje Google Ireland Limited. Skript Google Analytics se načte a cookies _ga se uloží až poté, co s tím v cookie liště souhlasíte; bez souhlasu Google Analytics nespouštíme. Google podle svých informací neukládá IP adresy návštěvníků z EU. Údaje v Google Analytics se uchovávají 2 měsíce. Přehled všech cookies a podobných technologií včetně doby jejich platnosti je v samostatných Zásadách používání cookies (/cs/cookies).

Předání vašich kontaktních a projektových údajů montážním firmám pro fotovoltaiku nebo tepelná čerpadla je založeno na vašem souhlasu (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR). Na stejném základě zpracováváme i doplnění poptávky, pokud ho pošlete. Souhlas je oddělený od případného souhlasu s vlastním marketingem Kalkulix.eu (například zasíláním tipů e-mailem) – ten je vždy dobrovolný a jeho neudělení nemá vliv na to, zda dostanete cenovou nabídku. Bez jména, telefonu a e-mailu poptávku firmě předat nemůžeme; ostatní údaje firma potřebuje k přípravě nabídky.

Vědomě jsme nezvolili oprávněný zájem jako právní základ pro předání kontaktu třetím firmám – při vyplnění kalkulačky byste takové předání údajů komerčním partnerům pravděpodobně přiměřeně neočekávali, proto považujeme výslovný souhlas za bezpečnější a férovější základ.

Nahráním nabídky si objednáváte naši bezplatnou službu jejího posouzení a obsah dokumentu zpracováváme k jejímu poskytnutí (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR) – bez zpracování obsahu dokumentu vám k němu vyjádření připravit nemůžeme. Na stejném základě vám posíláme výpočet na e-mail, pokud si ho vyžádáte.

Registraci vaší firmy do partnerského seznamu zpracováváme na základě jednání o smlouvě a plnění smlouvy mezi vámi a Kalkulix.eu (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR).

Na základě našeho oprávněného zájmu (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) zpracováváme: otisk IP adresy, čas vyplnění formuláře a kontrolu opakovaného odeslání k ochraně formulářů před zneužitím a spamem; adresu stránky, odkazující stránku a typ prohlížeče k diagnostice; parametry reklamní kampaně v poptávce, abychom věděli, která kampaň ji přinesla; údaje dodavatele v nahrané nabídce; a údaje potřebné k prokázání souhlasu a obraně právních nároků. Tyto zájmy jsme porovnali s vašimi právy – jde o malý rozsah údajů, které nepoužíváme k ničemu jinému. Proti tomuto zpracování můžete vznést námitku (viz část „Právo vznést námitku“).

Měření návštěvnosti nástrojem Google Analytics a uložení údajů o reklamní kampani ve vašem prohlížeči provádíme jen s vaším souhlasem z cookie lišty (§ 89 odst. 3 zákona č. 127/2005 Sb. a čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR). Souhlas můžete kdykoli změnit nebo odvolat odkazem na nastavení cookies v patičce stránky.

Vaše jméno, telefon, e-mail a údaje o projektu předáváme montážním firmám z našeho partnerského seznamu, které působí ve vašem regionu a věnují se tomu, o co žádáte (fotovoltaika nebo tepelné čerpadlo) – nejvýše tolika, kolik jste zvolili ve formuláři. K datu účinnosti těchto zásad je naším partnerem pro fotovoltaiku na Slovensku ESUN (esun.sk). Pokud ve vašem regionu nebo pro váš požadavek partnera nemáme, poptávku nikomu nepředáme, dáme vám vědět e-mailem a vaše údaje do 30 dnů vymažeme.

Pokud poptávku předáme firmě, kterou provozuje jiná společnost, stává se tato společnost pro své další zpracování vašich údajů (například telefonický kontakt, příprava nabídky, vlastní CRM) samostatným správcem a vztahují se na to její vlastní zásady ochrany osobních údajů.

Seznam partnerů se může měnit a každou změnu promítneme do této části. Pokud chcete vědět, které konkrétní firmě nebo firmám jsme vaši poptávku poslali, napište nám na info@kalkulix.eu.

Kromě partnerských firem zpracovávají údaje naším jménem tito poskytovatelé (zpracovatelé), kteří jednají výhradně podle našich pokynů a nesmí údaje využít pro vlastní účely: Vercel Inc. (USA) – hosting stránky a zpracování formulářů; Zoho Corporation B.V. (Nizozemsko) – e-mailová schránka a odesílání e-mailů; Google Ireland Limited (Irsko) – měření návštěvnosti Google Analytics, jen s vaším souhlasem; Google Cloud EMEA Limited (Irsko) – služba Google Gemini API k vytažení údajů z nahrané nabídky, pokud ji použijeme.

Údaje z poptávkového formuláře včetně doplnění uchováváme 12 měsíců od odeslání nebo do odvolání souhlasu, podle toho, co nastane dříve. Poté si 3 roky ponecháme jen záznam o tom, kdy a v jakém znění jste souhlas udělili a komu jsme poptávku předali (bez telefonu, e-mail jen v podobě otisku), abychom mohli prokázat, že jsme postupovali v souladu se zákonem. Firma, které jsme poptávku předali, uchovává údaje podle svých zásad.

Údaje o registrované firmě uchováváme, dokud je firma součástí našeho partnerského seznamu. Pokud spolupráce nevznikne, uchováváme je 12 měsíců od registrace. Účetní doklady uchováváme po dobu, kterou stanoví zákon o účetnictví.

Souhlas s předáním údajů partnerským firmám můžete kdykoli odvolat napsáním na info@kalkulix.eu. Odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování, ke kterému došlo před jeho odvoláním, například na to, že nabídku už dostala firma, které jsme kontakt předali dříve.

Nahranou cenovou nabídku neuchováváme (viz výše). Otisk IP adresy a kontrola opakovaného odeslání existují jen v paměti serveru, zpravidla několik minut až hodin. Údaje v Google Analytics se uchovávají 2 měsíce.

Ve vztahu ke svým osobním údajům máte podle GDPR tato práva. Kterékoli z nich si můžete bezplatně uplatnit napsáním na info@kalkulix.eu; odpovíme nejpozději do jednoho měsíce. Protože formuláře nevyžadují účet, údaje dohledáme podle e-mailu nebo telefonu, který jste uvedli. Abychom je neposlali nesprávné osobě, odpovíme na e-mail z formuláře, případně vás požádáme o ověření.

Proti zpracování, které provádíme na základě oprávněného zájmu (ochrana formulářů, technické údaje, parametry kampaně, údaje dodavatele v nahrané nabídce), můžete kdykoli vznést námitku z důvodů týkajících se vaší konkrétní situace – stačí napsat na info@kalkulix.eu. Pokud námitku vznesete, zpracování ukončíme, pokud neprokážeme závažné oprávněné důvody, které převažují nad vašimi zájmy, nebo důvody pro obhajobu právních nároků (čl. 21 GDPR). Pokud bychom vaše údaje někdy zpracovávali pro přímý marketing, můžete proti tomu vznést námitku kdykoli a bez udání důvodu.

Vaši IP adresu neukládáme v původní, čitelné podobě. K omezení zneužití formulářů, například opakovaného automatizovaného odesílání, z ní vypočítáme zkrácený kryptografický otisk (hash) s tajnou solí a držíme ho jen v paměti serveru, zpravidla několik minut. Bez tajné soli z otisku IP adresu zjistit nelze; jde však o pseudonymizovaný, nikoli anonymní údaj, a proto s ním zacházíme jako s osobním údajem.

Abychom mohli prokázat, že jsme váš souhlas získali zákonným způsobem, ukládáme přesné znění souhlasu, který jste odklikli, jeho verzi a čas, kdy jste ho udělili.

Spolu s formulářem zaznamenáváme i několik technických údajů – adresu stránky, ze které jste formulář odeslali, případně odkazující stránku a typ prohlížeče (tzv. user agent), a pokud jste na stránku přišli z reklamy a souhlasili jste s marketingovými cookies, také parametry kampaně (utm, gclid, fbclid) a čas první návštěvy. Tyto údaje používáme k diagnostice, ochraně před zneužitím formuláře a k vyhodnocení, která kampaň poptávku přinesla – ne k vašemu sledování napříč internetem.

Stránka Kalkulix.eu běží na infrastruktuře společnosti Vercel Inc. se sídlem v USA. Serverové funkce, které zpracovávají formuláře a nahrané nabídky, běží v datovém centru ve Frankfurtu (EU), k údajům však může mít přístup Vercel Inc. a její subdodavatelé z USA. Takové předání je chráněno standardními smluvními doložkami Evropské komise (prováděcí rozhodnutí (EU) 2021/914), které jsou součástí naší smlouvy s Vercelem. Vercel je navíc certifikován podle rámce pro ochranu osobních údajů EU – USA (EU-U.S. Data Privacy Framework).

Google Analytics (Google Ireland Limited) a služba Google Gemini API (Google Cloud EMEA Limited) mohou údaje předat mateřské společnosti Google LLC a dalším subdodavatelům v USA a jiných zemích. Tato předání jsou chráněna standardními smluvními doložkami a certifikací Google LLC podle Data Privacy Framework. E-mailovou schránku provozuje Zoho Corporation B.V. v datových centrech v EU. Partnerským firmám předáváme poptávky jen v rámci Česka, Slovenska a Maďarska. Kopii smluvních záruk vám poskytneme na požádání na info@kalkulix.eu.

Kalkulačky, skóre 0 – 100 a slovní doporučení hodnotí dům, zařízení nebo cenovou nabídku podle pevných vzorců. Nerozhodují o vás, nemají právní ani podobně závažné účinky a nerozhodují o tom, zda službu dostanete – jde o doporučení, o kterém rozhodujete vy. Nejde tedy o automatizované rozhodování podle čl. 22 GDPR.

Naše služby nejsou určeny osobám mladším 15 let (na Slovensku a v Maďarsku 16 let). Pokud zjistíme, že nám poptávku poslala mladší osoba, její údaje vymažeme a nikomu je nepředáme.

Pověřence pro ochranu osobních údajů (DPO) jsme nejmenovali, protože nám to GDPR neukládá. Ve všech otázkách ochrany osobních údajů nás kontaktujte na info@kalkulix.eu.

Poskytnutí údajů je dobrovolné. Bez kontaktních údajů však nemůžeme předat poptávku ani poslat výpočet na e-mail.

Tyto zásady můžeme aktualizovat, zejména když přidáme novou službu nebo změníme poskytovatele. Datum účinnosti je uvedeno na začátku dokumentu a podstatné změny na této stránce vyznačíme.