Arbeitgeberkosten 2026: Was ein Gehalt wirklich kostet

Woraus sich die Arbeitgeberkosten zusammensetzen

Zum Bruttogehalt zahlt der Arbeitgeber 2026 eigene Beiträge zur Sozialversicherung – bei den meisten Kassen in gleicher Höhe wie der Arbeitnehmer: 9,3 % Rentenversicherung, 1,3 % Arbeitslosenversicherung und 8,75 % Krankenversicherung. Bei der Pflegeversicherung gibt es einen Unterschied: Der Arbeitgeber zahlt konstant 1,8 %, ohne den Zuschlag für Kinderlose. Unterhalb beider Beitragsbemessungsgrenzen ergibt das zusammen 21,15 % des Bruttogehalts als Arbeitgeberanteil.

Beispiel: 4.000 € Bruttogehalt kostet 4.846 €

Die folgende Tabelle zeigt den Arbeitgeberanteil und die Gesamtkosten für mehrere Bruttogehälter. Bis 5.812,50 € brutto steigt der Arbeitgeberanteil noch proportional mit dem Bruttogehalt (21,15 %), oberhalb davon verlangsamt sich das Wachstum, bis der Anteil ab 8.450 € brutto vollständig einfriert.

Warum der Kinderlosenzuschlag den Arbeitgeber nicht betrifft

Der Zuschlag von 0,6 % zur Pflegeversicherung für kinderlose Beschäftigte ab 23 Jahren wird nach § 55 Abs. 3 SGB XI ausschließlich vom Arbeitnehmer getragen. Der Arbeitgeber zahlt unabhängig davon, ob der Beschäftigte Kinder hat, immer 1,8 % Pflegeversicherung. Das ist die einzige Stelle, an der sich Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteil bei gleichem Bruttogehalt unterscheiden.

Oberhalb der Bemessungsgrenzen: ein fester Betrag statt eines Prozentsatzes

Sobald das Bruttogehalt 8.450 € im Monat übersteigt, sind auch beim Arbeitgeber alle vier Sozialabgaben gedeckelt. Der Arbeitgeberanteil bleibt dann bei 1.508,92 € im Monat stehen – bei 9.000 € brutto genauso wie bei 12.000 € brutto. Die Gesamtkosten steigen oberhalb dieser Grenze deshalb nur noch um genau den Betrag, um den auch das Bruttogehalt steigt, nicht mehr zusätzlich um einen Prozentsatz.

Weitere Pflichtabgaben: U1, U2 und Insolvenzgeldumlage

Neben den vier Sozialversicherungsbeiträgen zahlt der Arbeitgeber je nach Betriebsgröße weitere Umlagen an die Krankenkasse, die der Rechner in diesem Artikel nicht mit ausweist. Die Umlage U1 erstattet kleinen Betrieben einen Teil der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall und ist nur für Arbeitgeber mit in der Regel bis zu 30 Beschäftigten verpflichtend (Schwerbehinderte und Auszubildende zählen bei dieser Grenze nicht mit). Die Umlage U2 erstattet die Kosten des Mutterschutzes und ist für alle Arbeitgeber unabhängig von der Betriebsgröße Pflicht. Hinzu kommt für alle Arbeitgeber die Insolvenzgeldumlage (U3), die den Insolvenzgeldfonds finanziert.

Bei einem kleinen Betrieb mit bis zu 30 Beschäftigten kommen zu den 4.846 € aus dem Rechenbeispiel oben also noch einmal bis zu 107,60 € hinzu (84,00 € + 17,60 € + 6,00 €), bei größeren Betrieben ohne U1-Pflicht sind es 23,60 € (nur U2 und U3). Der U1-Satz ist kein bundesweit einheitlicher Wert – jede Krankenkasse legt ihn abhängig vom gewählten Erstattungssatz (meist 40 bis 80 %) selbst fest; 2,1 % gilt bei der Techniker Krankenkasse für die Standarderstattung von 70 %. U2 und U3 sind dagegen gesetzlich einheitlich festgelegt.

Häufige Fehler bei der Einschätzung der Arbeitgeberkosten

• Bruttogehalt mit Personalkosten gleichsetzen. Wer nur das vereinbarte Bruttogehalt als Budget einplant, unterschätzt die tatsächlichen Kosten um mindestens 21 %.
• Die 21,15 % auf jedes Gehalt anwenden. Der Prozentsatz gilt nur unterhalb von 5.812,50 € brutto ungekürzt – oberhalb der beiden Bemessungsgrenzen wächst der Arbeitgeberanteil langsamer beziehungsweise gar nicht mehr.
• U1, U2 und U3 vergessen. Diese Umlagen kommen bei jedem Arbeitgeber zusätzlich zu den vier Hauptbeiträgen hinzu und werden im Rechner nicht ausgewiesen.
• Einmalige Sonderzahlungen einrechnen. Weihnachts- oder Urlaubsgeld erhöht die Arbeitgeberkosten zusätzlich, ist in den Beispielen in diesem Artikel aber nicht enthalten, da der Rechner nur zwölf laufende Monatsgehälter abbildet.
• Betriebsgröße bei U1 ignorieren. Ob U1 anfällt, hängt allein von der Zahl der Beschäftigten ab, nicht von der Branche oder der Rechtsform des Betriebs.

Für Personalplanung und Budgetierung lohnt sich deshalb ein zweistufiger Blick: zuerst das Bruttogehalt mit dem Faktor 1,2115 (unterhalb von 5.812,50 €) beziehungsweise mit den gedeckelten Beträgen aus der Tabelle oben hochrechnen, danach je nach Betriebsgröße die Umlagen U1, U2 und U3 addieren. Wer mehrere Bewerber mit unterschiedlichem Gehaltswunsch vergleicht, sollte immer die Gesamtkosten und nicht nur das verhandelte Bruttogehalt gegenüberstellen.